Dobry CRM powinien pasować do procesu sprzedaży, a nie zmuszać zespół do pracy pod narzucony schemat. Jeżeli handlowcy prowadzą swoje szanse w arkuszu obok systemu, to nie jest kwestia dyscypliny. To znak, że narzędzie nie odwzorowuje tego, jak firma faktycznie sprzedaje.
Zacznij od procesu, nie od listy funkcji
Zanim porównasz systemy, opisz swoją ścieżkę sprzedaży od pierwszego kontaktu do faktury. Wypisz etapy, osoby odpowiedzialne i moment, w którym zmienia się status szansy. Ta lista jest ważniejsza niż zestawienie funkcji dostawcy, bo pokazuje, czego naprawdę potrzebujesz.
Przy okazji zwykle wychodzi, że dwa etapy istnieją tylko w głowie zespołu i nikt ich nigdzie nie zapisuje. To pierwszy realny zysk z takiego ćwiczenia.
Sprawdź, ile pracy kosztuje jeden wpis
Policz, ile kliknięć i pól wymaga dodanie nowej szansy sprzedaży. Jeżeli handlowiec musi wypełnić kilkanaście pól, żeby zapisać rozmowę telefoniczną, system będzie omijany. Dobre wdrożenie zaczyna od minimum wymaganych danych i dokłada resztę tam, gdzie faktycznie się przydaje.
Zdecyduj, co ma być źródłem prawdy
Firmy najczęściej mają dane w trzech miejscach: w CRM, w księgowości i w sklepie albo systemie magazynowym. Ustal, który system odpowiada za jakie dane, a resztę połącz integracją. Bez tej decyzji każda integracja tworzy kolejny zestaw sprzecznych informacji.
Kierunek synchronizacji
Warto zapisać wprost, w którą stronę płyną dane. Kontakty z CRM do systemu mailingowego to jeden kierunek. Statusy płatności z księgowości do CRM to drugi. Dwukierunkowa synchronizacja bywa potrzebna, ale zawsze kosztuje więcej pracy i częściej się psuje.
Policz koszt na trzy lata, nie na miesiąc
Gotowy CRM ma niską barierę wejścia i przewidywalny abonament od użytkownika. Własny system to wyższy koszt początkowy i pełna kontrola nad zmianami. Przy małym zespole i standardowym procesie gotowe narzędzie zwykle wygrywa. Przy nietypowym procesie, dużej liczbie integracji albo rosnącej liczbie użytkowników rachunek zaczyna się odwracać.
Do porównania dolicz koszt integracji, migracji danych i czasu, który zespół spędza na obchodzeniu ograniczeń narzędzia.
Zaplanuj wdrożenie na etapy
Nie przenoś całej firmy w jeden weekend. Uruchom jeden proces, na przykład obsługę zapytań przychodzących, i dopiero po kilku tygodniach dokładaj kolejne. Zespół widzi wtedy korzyść wcześniej, a błędy w konfiguracji wychodzą na mniejszej próbce.
Na co zwrócić uwagę przy własnym systemie
Jeżeli decydujesz się na budowę, ustal od początku trzy rzeczy: role i uprawnienia, sposób eksportu danych oraz publiczne API. Pierwsze pozwala bezpiecznie dodawać użytkowników, drugie chroni przed uzależnieniem od jednego wykonawcy, trzecie przesądza o tym, czy kolejne integracje będą tanie.